Как установить Away Message в Outlook

Выйдя из офиса в ближайшее время и нужно настроить Вне офиса, Далеко или же отпуск сообщение в Outlook? Вы могли бы подумать, что это будет супер легко, но, к сожалению, это не так! На самом деле существует два способа создания автоматического ответа, и это зависит от того, является ли Outlook автономным или использует Microsoft Exchange..

Если вы находитесь в корпоративной среде, а Outlook подключен к MS Exchange, то на самом деле очень просто настроить ответ об отсутствии на работе. Давайте сначала рассмотрим этот метод, а затем обсудим, как это сделать, если вы не используете Exchange..

Сообщение об отсутствии на работе w Exchange

В Office 2007 и более ранних версиях перейдите в инструменты и нажмите на Помощник вне офиса. Обратите внимание, что это должно происходить автоматически в Outlook 2003 и Outlook 2007 при использовании Exchange. Если вы не видите опцию, вы не используете Exchange.

В Office 2010 и Office 2013 вы должны нажать на файл вкладка, то Информация и вы увидите кнопку под названием Автоматические ответы (вне офиса).

В Office 2007 и более ранних версиях щелкните Я в настоящее время вне офиса переключатель и введите сообщение в Автоответчик коробка.

Идите вперед и укажите дату, до которой вы будете отсутствовать, а также введите любую контактную информацию в случае возникновения чрезвычайной ситуации и т. Д. Если вы нажмете ОК, все получат это сообщение, пока вы не вернетесь в этот диалог и не измените его на Я сейчас в офисе.

Вы также можете добавить правила для входящих сообщений, когда вы находитесь вне офиса, нажав на Добавить правило. Это полезно, если вы хотите выполнить определенные действия с электронными письмами от разных людей. Например, если вы получаете электронное письмо от клиента, вы можете переслать его на свой телефон или ответить с другим шаблоном электронной почты, чем тот, который используется для внутренних сотрудников. Если вы не знаете, как использовать правила, прочитайте мой предыдущий пост о том, как создавать правила Outlook.

В Outlook 2010 и 2013 все немного по-другому. Когда вы нажимаете на Автоматические ответы, вы получите всплывающее диалоговое окно, подобное показанному ниже.

Выберите Отправить автоматические ответы кнопку, а затем проверьте Отправлять только в течение этого промежутка времени поле, если вы знаете точные даты, когда вас не будет. Если вы оставите его без галочки, он просто оставит автоматический ответ включенным, пока вы не придете вручную и не выберете Не отправлять автоматические ответы.

Что еще хорошо в этой версии, так это то, что у вас может быть отдельная настройка автоответа для людей внутри и вне вашей организации. Опять же, как и в более ранних версиях Office, вы нажимаете правила если вы хотите добавить исключения в автоответчик.

Сообщение об отсутствии на работе без обмена

Так что это хорошо, если у вас есть Outlook с Exchange, но что, если у вас нет доступа к Помощник вне офиса или же Автоматические ответы? Ну, есть способ, которым вы можете эмулировать помощника по работе вне офиса, создав правило автоматического ответа вместе с шаблоном отсутствия на работе. Вот шаги ниже.

Шаг 1: Сначала создайте новое сообщение в Outlook, как будто вы собираетесь написать кому-то письмо. Не кладите ничего в коробки TO или CC. Введите ваше электронное сообщение и введите также тему.

Нажмите на кнопку Microsoft Office или файл вкладку в новых версиях Office и выберите Сохранить как. В поле со списком Сохранить как тип выберите Шаблон Outlook. Введите имя, такое как Ответ об отсутствии на работе в Имя файла коробка и нажмите Сохранить.

Шаг 2: Теперь все, что нам нужно сделать, это создать правило и указать Outlook использовать новый шаблон электронной почты, который мы только что создали. Для Office 2007 нажмите на инструменты меню и перейдите к Правила и оповещения.

В Office 2010 и 2013 нажмите на Главная вкладку, затем нажмите на правила а затем нажмите на Управление правилами и оповещениями.

Нажмите на Новое правило под Правила электронной почты создать новое правило Outlook.

Под разделом Начните с пустого правила, идти вперед и нажмите на Проверьте сообщения, когда они приходят в старых версиях Office или Применить правило к сообщениям, которые я получилв новых версиях Office, затем нажмите следующий.

Далее вам нужно будет выбрать, какие условия, если таковые имеются, вы хотите проверить. Для автоответов вне офиса я обычно ничего не проверяю, так как хочу, чтобы они применялись к любому полученному письму.

Нажмите Далее, а затем под действия, установите флажок «Ответить, используя определенный шаблон", А затем во втором текстовом поле внизу, нажмите на ссылку, которая говорит определенный темппоздно.

Теперь выберите шаблон, который вы создали ранее из списка шаблонов. Если вы не видите свой шаблон, нажмите на Смотреть в поле со списком и выберите Использовать шаблоны в файловой системе.

Нажмите открыто а затем нажмите Конец. Теперь, когда вы получаете новое электронное письмо, автоматический ответ будет отправлен с использованием вашего шаблона автоматического ответа. Outlook запоминает, кому он отправляет сообщения, и отправляет его только один раз на каждый адрес электронной почты..

Чтобы отключить его, вы должны вернуться в Правила и Оповещения и снять флажок рядом с правилом. Кроме того, вы должны убедиться, что Outlook открыт на вашем компьютере, прежде чем уйти, чтобы он мог отправлять автоответчики! Если у вас есть какие-либо вопросы, не стесняйтесь оставлять комментарии. наслаждаться!