5 эффективных способов держать ваши файлы под контролем

Ваш компьютер - это цифровые джунгли. Это так легко взять чистое и опрятное рабочее место дизайна и превратить его в огромный беспорядок. Слишком много файлов, и они повсюду. Файлы дизайна, которые вам нужны, практически невозможно найти. Так как же вы не позволяете своим файлам выйти из-под контроля? Ну, тебе повезло, потому что есть 5 эффективных способов держать ваши файлы под контролем.

Но сначала: почему наш компьютер и файлы дизайна так легко выходят из-под контроля? По той же причине многие люди имеют грязные комнаты и неорганизованные шкафы и физические рабочие места. За исключением умножения на 100, так как очень легко создавать файлы компьютерного дизайна, которые не занимают физическое пространство.

К счастью, не так сложно контролировать компьютер и создавать файлы. Добавьте щепотку здравого смысла, смешайте с примесью самодисциплины и повторяйте, повторяйте, повторяйте. Не волнуйтесь - это звучит больше работы, чем есть. Просто приравнивайте это к чистке зубов: как только вы привыкнете делать такие вещи, вы даже не заметите этого. Вы просто будете естественно контролировать свой компьютер и создавать файлы.

Хорошо, без лишних слов, вот 5 эффективных способов держать ваши файлы под контролем.

1. Безжалостно удаляйте старые и ненужные файлы

(Изображение Микси Лоренцо)

Это может показаться очевидным шлепком по лбу, но иногда самые здравые шаги игнорируются. Забудьте о любом программном обеспечении для повышения производительности, об упрощении рабочих процессов, а также о любой другой чепухе о производительности: просто удалить старые и ненужные файлы.

Это так же, как уборка вашей комнаты или организация ваших физических файлов. Вы просматриваете свои вещи, и, глядя на предмет, вы решаете: это имеет отношение к чему-то важному? Если нет, вы безжалостно выбрасываете это. Это как вы остаетесь организованным: минимизируя количество вещей, которые у вас есть. Никаких хитростей или секретов.

Этот метод не отличается, когда дело доходит до файлов дизайна вашего компьютера. Просматривая ваши файлы, решите, имеет ли каждый из них отношение к чему-то важному. Если это не так, безжалостно удалите его - он вам больше не понадобится, и он просто загромождает ваше цифровое рабочее место. Обычно эти файлы являются старыми проектными файлами, такими как более ранние проекты графики и проектов, а также устаревшие файлы веб-сайтов..

Это хорошо и все, но когда вы должны безжалостно удалять старые и ненужные файлы? Ведь практически все ненавидят убирать свою комнату.

Ну, точно так же, как вы можете свести к минимуму необходимость планировать уборку в вашей комнате, заботясь об объекте, как только вы столкнетесь с ним, также вы должны решить, нужно ли вам удалять файл, когда вы сталкиваетесь с ним. Что приводит нас к # 2 ...

2. Немедленно принять меры к файлам, с которыми вы столкнулись

(Изображение Джона Бриттона)

Лучший способ избежать запланированной сортировки и очистки файлов вашего компьютерного дизайна - это не иметь необходимости. Каждый раз, когда вы сталкиваетесь с файлом, предпринимайте немедленные действия с ним.

Но ты, без сомнения, занятой чувак или девочка. У тебя есть чем заняться, места, чтобы быть. Вы не можете отбросить все, что делаете, и позаботиться о каждом файле, с которым вы столкнулись. Итак, как вы решаете, когда действовать? Используйте 5-минутное правило: Если выполнение немедленных действий с файлом займет не более 5 минут, позаботьтесь об этом, как только столкнетесь с ним..

Звучит знакомо? Это потому что это “влияние” по популярной книге Дэвида Аллена GTD: добиваться цели. В нем он говорит, что вы можете избежать накопления длинного списка дел, немедленно позаботившись о задаче, с которой вы столкнетесь, пока это займет не более минуты.

Это относится и к файлам дизайна вашего компьютера:

• Нашли полуфабрикат логотипа? Заверните это и пошлите это.
• Почти сделано с куском кода? Закончи это.
• У вас есть группа файлов, в которой вы больше не уверены? Просмотрите их, решите и удалите, если необходимо.

Так что № 1 и № 2 помогают держать ваши файлы под контролем. Но есть еще один важный элемент, который ...

3. Имейте как можно меньше папок

(Изображение Стив Райан)

Создайте только несколько папок для вашего типа работы, и будьте максимально общими с категорией. Вместо того, чтобы занимать нишу с разбитыми бесчисленными папками (такими как «векторы» или «фотошоп» или что-то еще), просто используйте такие вещи, как «логотипы» и «веб-сайты». Или вы можете иметь папки для каждого проекта, и любой тип файла, который с ним связан.

Зачем это делать? Две причины:

1. Нет нерешительности паралич: Является ли файл логотипом, материалом сайта или частью проекта? Просто киньте его в соответствующую папку и покончите с этим.
2. Фильтр анти-слишком много файлов: когда вы увидите, что папка заполнена слишком большим количеством файлов, вы будете более склонны удалять старые и ненужные файлы. Похоже на то, что вы видите слишком много вещей в своей комнате, а не прячете их в ящиках и других комнатах..

Старайтесь не слишком конкретизировать имена и категории папок. Чем конкретнее вы называете папку, тем больше у вас будет категорий. И с большим количеством категорий вам придется решать, куда будет добавлен новый файл. Скорее всего, он не будет аккуратно вписываться только в одну из них, поэтому вы произвольно выберете одну. Затем, когда придет время упорядочить больше файлов, вы вспомните, какую категорию вы выбрали с аналогичным файлом в прошлый раз. Не говоря уже о непонятном знании, к какой категории относится каждый файл.

Почему бы просто не использовать систему тегов? Тогда вы можете полностью избавиться от папок, верно? Хотя в теории это должно работать, в действительности это побудит вас создавать и хранить слишком много файлов.

Вот что произойдет:

1. Вы помечаете свои исходные файлы, чувствуя себя хорошо, что вы сможете легко найти их позже с помощью поиска по тегам.
2. Вы становитесь либеральными с тегами, создавая слишком много тегов, которые слишком специфичны - это из-за паралича нерешительности, так как вы не могли выбирать между двумя тегами и решили создать новый специально для этого одного файла.
3. В конечном итоге у вас слишком много тегов, которые становятся ошеломляющими, чтобы найти материал с.
4. Что еще хуже, так как вы не чувствовали необходимости сохранять количество файлов на низком уровне, теперь у вас есть больше файлов, чем если бы они постоянно были видны в общей папке, в которой вы просматривали.

4. Ditch Автоорганизация Особенности

(Изображение Марка Себастьяна)

Функции автоматической организации (например, функция автоматического переименования и сортировки в iTunes, но применяемая ко всем файлам) - это немаловажный момент для сохранения контроля над файлами. Они поощряют либеральное создание и сохранение файлов. Хотя на первый взгляд все выглядит нормально, чем больше у вас файлов, тем меньше вы будете знать, где все.

Почему бы просто не удалить файлы, если они старые или ненужные? Функция автоматической организации поможет вам не удалять. Вроде как в Gmail никогда не удаляй-только-поиск. Но в отличие от электронной почты, где у вас есть только один тип контента (текст) и, следовательно, вы легко можете его найти, ваши файлы трудно найти таким способом. Нет простого способа поиска внутри контента, особенно для визуальных и аудиофайлов. Таким образом, единственное, с чем вам придется работать, это имена файлов и, возможно, мета-описание, помеченное на нем. Это рецепт для перегрузки файлов.

Не используя какие-либо функции автоматической организации, вы будете нести ответственность за каждый созданный вами файл. Вы увидите это и обратите на это внимание хотя бы один раз, так что вы будете более внимательны к каждому файлу на вашем компьютере. Таким образом, вы будете лучше чувствовать, когда ваши файлы выходят из-под контроля - и когда вам нужно безжалостно удалять.

5. Консолидация файлов, когда это возможно

(Изображение Альдо Гонсалес)

Это простой. Если вы можете каким-то образом объединить два или более файлов в один, то, естественно, у вас будет меньше файлов. И меньше файлов - меньше беспорядка.

Еще одним преимуществом консолидации файлов становится то, что вам легче найти то, что вы ищете. Ваши файлы становятся более организованными. Как? Естественно, у вас будет релевантный контент в одном файле, поэтому вам не нужно искать несколько файлов, относящихся к одному и тому же проекту..

Как вы идете о консолидации ваших файлов?

• Для текста просто скопируйте / вставьте связанный контент из нескольких файлов в один основной текстовый файл.
• Для визуального дизайна вы можете копировать / вставлять различные элементы и варианты в один основной графический файл.

Каждое крупное и второстепенное графическое приложение поддерживает слои, а также их маркировку и группировку, так что воспользуйтесь этим. Это могут быть варианты логотипа или несколько аспектов более крупного дизайна - все в одном графическом файле.

Конечно, не каждый тип файла или контента может быть объединен. Код, например. Вот почему вышеперечисленное называется “когда возможно” - делайте все возможное, и любая сумма, которая помогает уменьшить количество файлов, является чистой прибылью.

Эффективно держать ваши файлы под контролем

Надеется, что эти 5 способов не только некоторые производительности порно: вещи читать не делать реальную работу, которая получает вас желаемые результаты в вашей жизни. Нет, они были написаны с намерением быть действенными вещами, которые вы можете начать применять прямо сейчас, чтобы сохранить ваш компьютер и файлы дизайна от контроля.

Никто не хочет активно организовывать и управлять своими компьютерами и проектировать файлы. Таким образом, эти 5 способов помогут вам сформировать привычки, которые помогут вам избежать этого. И, как и в случае с любыми привычками, самое главное, просто начать их делать.

Напомним, вот 5 эффективных способов держать ваши файлы под контролем:

1. Безжалостно удаляйте старые и ненужные файлы
2. Принять немедленные меры в отношении файлов, с которыми вы столкнулись
3. Иметь как можно меньше папок
4. Ditch функции автоорганизации
5. Консолидация файлов, когда это возможно

Ваша очередь: какие еще способы помогли вам эффективно контролировать компьютер и создавать файлы?

Примечание редактора: Этот пост написан Олег Мохов для Hongkiat.com. Олег Мохов - самый мобильный электронный музыкант в мире, энтузиаст веб-дизайна и визуального дизайна, а также соучредитель музыкального магазина премиум-класса Soundtrackster..