Использование шаблонов для обеспечения общего макета и форматирования

Microsoft Word - отличный инструмент для работы с документами в групповой обстановке. Существует множество функций, поддерживающих простую совместную работу, в том числе шаблоны, отслеживание изменений и ревизий, комментарии, ограничение и защита документов, а также сравнение и объединение документов..

ШКОЛЬНАЯ НАВИГАЦИЯ

1. Использование шаблонов для обеспечения общего макета и форматирования
2. Отслеживание изменений, внесенных в документ
3. Использование комментариев для обозначения изменений в документе
4. Ограничение и защита документов и шаблонов
5. Управление версиями, сравнение и объединение документов

Инструменты Word для совместной работы позволяют выполнять задачи, которые даже всего 20 лет назад требовали распечатать все, передать их рецензенту или рецензентам, где они затем разметят все чернилами и передадут вам обратно. , Затем вы вносите свои изменения, распечатываете их снова и возвращаете для следующего раунда проверок. Это и много времени, и расточительно.

Однако, с помощью Word вы можете просто комментировать и исправлять документ, одновременно отслеживая каждое изменение, чтобы каждый сотрудник мог видеть, куда он движется и как он формируется. Нет необходимости печатать или сдавать его. Вы можете просто сохранить свою работу в общую папку или отправить ее по электронной почте, сэкономив вам массу драгоценного времени!

Цель этой серии - познакомить и познакомить вас с функциями совместной работы в Microsoft Word 2013, хотя многое из того, что мы обсуждаем, должно быть доступно и в предыдущих версиях. Это будет полезно, если вы просто студент колледжа, передающий свою статью кому-то другому для вычитки, или редактируете большую публикацию, которая пройдет через несколько ревизий и рецензентов.

Шаблоны и документы

При совместной работе в настройках команды необходимо, чтобы все использовали единообразное форматирование. Вы можете легко сделать это, используя шаблоны.

Например, вы можете определить все стили и форматирование в шаблоне, прикрепить шаблон к документу и распространить шаблон среди всех, кто работает над документом. Шаблон по сути является руководством Word о том, как должен выглядеть ваш документ и рабочая среда..

Каждый документ в Word основан на шаблоне. Каждый раз, когда вы создаете новый документ в Word, шаблон присоединяется автоматически, даже когда вы создаете новый «пустой документ».

Новый документ на основе шаблона содержит все необходимые вам стили и форматирование. Он может даже включать стандартный, стандартный текст, стили, верхние и нижние колонтитулы, специальные панели инструментов и любую другую общую информацию, необходимую для аналогичных документов на основе шаблона. Вы также можете прикрепить шаблон к существующему документу, если вы создали шаблон после начала работы над документом..

ПРИМЕЧАНИЕ. Когда вы прикрепляете шаблон к существующему документу, информация о настройке страницы, такая как ориентация страницы и поля, не применяется к документу. Это связано с тем, что информация о настройке страницы различна для каждого раздела документа, если вы разбили документ на разделы. Word не знает, какой раздел применять информацию о настройке страницы.

По этой причине мы рекомендуем вам планировать заранее при работе с документом в условиях совместной работы и создавать шаблон для документа, который вы можете применить к новому документу перед началом работы с ним..

Нормальный шаблон и пользовательские личные шаблоны

Word устанавливается с обычным шаблоном, а дополнительные шаблоны доступны на Office.com. Вы также можете создать столько собственных личных шаблонов, сколько захотите. Если вы не выберете встроенный или пользовательский шаблон, Word автоматически назначит шаблон «normal.dotm» вашему документу..

Для шаблонов используются два расширения: DOTX и DOTM. DOTX используется для шаблонов, которые не используют макросы, а DOTM используется для шаблонов, которые делают.

Шаблон Normal находится в папке «C: \ Users \\ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates» вместе с шаблонами, которые можно загрузить с Office.com. Обратитесь к руководству школы How-To Geek по форматированию Word 2013 для получения дополнительной информации..

ПРИМЕЧАНИЕ. Во всей этой серии вам может быть интересно, почему на изображениях вкладки в Word отображаются прописными и строчными буквами (или заглавными буквами), а не заглавными, как на вашем компьютере. Есть способ изменить капитализацию на вкладках, которые мы объясняем в нашей статье Как изменить капитализацию в панели ленты Office 2013.

Изменить расположение личных шаблонов

Пользовательские личные шаблоны хранятся в другом месте по сравнению с обычным шаблоном и шаблонами, загруженными с Office.com. Word по умолчанию хранит личные шаблоны в «C: \ Users \\ Documents \ Custom Office Templates»..

Тем не менее, это место может быть изменено. Для этого перейдите на вкладку «Файл».

Нажмите «Параметры» в списке элементов в левой части экрана «Информация»..

В диалоговом окне «Параметры Word» нажмите «Дополнительно» в списке элементов слева.

В разделе «Общие» нажмите «Расположение файлов».

В диалоговом окне «Расположение файлов» выберите «Шаблоны пользователей» в списке типов и местоположений файлов и нажмите «Изменить».

В диалоговом окне «Изменить местоположение» перейдите к папке, в которой вы хотите сохранить свои личные шаблоны, выберите ее и нажмите «ОК».

Новый путь отображается в диалоговом окне «Расположение файлов». Нажмите «ОК».

Нажмите «ОК», чтобы закрыть диалоговое окно «Параметры Word»..

Вам также нужно указать местоположение по умолчанию для личных шаблонов, чтобы вы имели доступ к вашим личным шаблонам на экране «Новый» при создании нового документа. Для этого перейдите на вкладку «Файл» и выберите «Параметры». На этот раз в диалоговом окне «Параметры» нажмите «Сохранить» в списке слева..

В разделе «Сохранить документы» введите тот же путь, который вы указали в диалоговом окне «Расположение файлов» ранее в поле «Расположение личных шаблонов по умолчанию» и нажмите «ОК».