Как найти и заменить форматирование в Microsoft Word
Функция поиска и замены в Microsoft Word предназначена не только для замены текста. Вы также можете использовать Find and Replace, чтобы найти определенные типы форматирования в вашем документе и даже заменить это форматирование чем-то другим..
Когда поиск и замена форматирования полезны?
Есть много способов использовать Find and Replace для форматирования, но когда вы должны рассмотреть возможность использования Find and Replace вместо применения изменений форматирования вручную или использования других параметров, таких как Format Painter?
Иногда имеет смысл применить изменения форматирования вручную. Например, если вам нужно изменить цвет всего текста или удалить все экземпляры полужирного текста в документе, вы можете сделать это, выбрав все (Ctrl + A), а затем применив нужное изменение. Если вам нужно контролировать то, что меняется, а что нет, вам лучше будет просмотреть документ и внести изменения вручную..
Однако бывают случаи, когда поиск и замена могут помочь вам сэкономить время, применяя изменения форматирования быстрее и проще, чем ручное форматирование. Вы можете использовать «Найти и заменить» для поиска и изменения форматирования символов и абзацев..
Вот несколько примеров, когда это может быть полезно:
- Вы использовали один тип форматирования символов во всем документе и хотите изменить его на другой тип форматирования. Например, скажем, вы использовали курсив для выделения, и теперь вы хотите удалить это форматирование.
- У вас есть конкретное слово или фраза, к которой вы хотите применить (или изменить) форматирование символов. Например, скажем, что вы повторяете фразу «Красная Шапочка» по всему документу, и теперь вы решили, что хотите, чтобы эта фраза использовала другой шрифт и красный текст..
- Вы использовали конкретное форматирование абзаца (выравнивание, отступ, интервал и т. Д.) И хотите это изменить. Например, допустим, что вы установили определенные абзацы так, чтобы они были выровнены по левому краю и имели определенный отступ, и теперь вы хотите удалить этот отступ и центрировать эти абзацы по центру..
Теперь да, с некоторой дальновидностью, вы могли бы установить стили символов и абзацев, а затем строго применять их по всему документу. Это сделало бы изменение некоторых из этих вещей более управляемым. Но когда предвидение превращается в ретроспективу, Find and Replace может помочь вам выполнить работу.
Готов увидеть это в действии?
Использование Find and Replace для изменения форматирования символов
Когда дело доходит до поиска и замены форматирования, вы можете создать поиск только для определенных типов форматирования, или вы можете сделать это в сочетании с поиском текста (вы даже можете придумать и объединить его с подстановочными знаками для дальнейшего уточнения поиска).
Если вы хотите работать только с форматированием символов
Если вы хотите искать форматирование без сопроводительного текста, это легко. Давайте возьмем пример из предыдущего, где мы решили, что хотим удалить вхождения курсивного текста. Запустите диалоговое окно «Найти и заменить», выбрав «Домой»> «Заменить» или нажав Ctrl + H.
На вкладке «Заменить» щелкните, чтобы поместить точку вставки в поле «Найти что». Далее нажмите раскрывающееся меню «Формат» и выберите «Шрифт».
В окне «Найти шрифт» выберите опцию «Курсив» (или любой другой формат, который вы хотите найти), а затем нажмите «ОК».
Вернувшись в окно «Найти и заменить», вы можете видеть, что выбор форматирования теперь указан в поле «Найти что», чтобы помочь вам отслеживать то, что вы ищете.
Теперь поместите точку вставки в поле «Заменить на», вернитесь назад «Формат»> «Шрифт» и на этот раз выберите «Обычный». Когда вы закончите, вы увидите, что форматирование появится под полем «Заменить на».
Обратите внимание, что там написано «Not Bold» и «Not Italic». Вы не можете использовать эту технику для перехода с одного типа форматирования на другой - просто для добавления или удаления форматирования.
В любом случае, теперь вы готовы к поиску. Нажмите кнопку «Найти далее», чтобы Word обнаружил и выделил следующее вхождение того, что вы ищете. Здесь нашлось следующее слово, выделенное курсивом. Нажмите кнопку «Заменить», чтобы внести изменения. Нажмите «Найти далее», чтобы найти следующее вхождение и повторить. Если вам повезет, вы также можете нажать кнопку «Заменить все», чтобы Word продолжил работу и заменил все, что он нашел, без необходимости проверять каждый из них, но мы рекомендуем сохранить или сделать копию документа перед этим..
Если вы хотите работать с форматированием символов и текста
Достаточно просто, но что, если вы хотите работать с форматированием и текстом одновременно? Давайте рассмотрим пример побольше.
Скажем, вы только что завершили ввод и форматирование отчета, и для названия компании «Lorem Incorporated» вы выбрали жирный, курсив и синий цвет шрифта для выделения. Ваш документ выглядит примерно так:
Ваш менеджер просматривает ваш отчет и просит удалить синий цвет, жирный шрифт и курсив. Кроме того, вам необходимо изменить «Lorem Incorporated» на «Lorem Inc.». Вам необходимо быстро внести изменения, а затем как можно скорее отправить исправленный отчет по электронной почте своему менеджеру. Вы можете сделать все это легко через поиск и замену.
Запустите диалоговое окно «Найти и заменить», выбрав «Домой»> «Заменить» или нажав Ctrl + H.
Введите «Lorem Incorporated» в поле «Найти что». Нажмите кнопку «Дополнительно», чтобы развернуть параметры поиска и замены, если они еще не отображаются.
Затем нажмите кнопку «Формат» в левом нижнем углу, а затем нажмите «Шрифт».
В окне «Найти шрифт» выберите стиль шрифта «Полужирный курсив». В раскрывающемся меню «Цвет шрифта» выберите синий цвет (который в настоящее время применяется к тексту). Нажмите «ОК», когда вы закончите.
Обратите внимание, что выбранные вами форматы отображаются в поле «Найти что».
Затем введите «Lorem Inc.» в поле «Заменить на». Нажмите кнопку «Формат» еще раз, а затем нажмите «Шрифт».
Выберите стиль шрифта «Обычный» и в раскрывающемся меню «Цвет шрифта» выберите «Автоматический» (по умолчанию черный). Нажмите «ОК», когда вы закончите.
Теперь вы можете, в свою очередь, использовать кнопки «Найти далее» и «Заменить», чтобы просмотреть каждое вхождение в документе, или нажать кнопку «Заменить все», чтобы изменить все вхождения сразу. Если вы используете «Заменить все», мы рекомендуем сначала сохранить или создать копию документа..
Использование функции «Найти и заменить» для изменения форматирования абзаца
Вы также можете использовать Find и Replace для работы с форматированием на уровне абзаца, и это работает почти так же, как и работа с форматированием на уровне символов. Вы даже можете использовать его для одновременного поиска и замены форматирования символов и абзацев, если хотите.
Но давайте возьмем более простой пример, чтобы увидеть, как это работает. Допустим, мы скопировали и вставили некоторые абзацы из другого документа Word для использования в нашем документе. В нашем документе мы используем стандартный межстрочный интервал, в котором нет пробелов перед абзацами и 8pt после абзацев.
По какой-то причине документ, из которого мы извлекаем абзацы, настроен на использование интервала 18pt для обоих а также после абзацев. Мы вставляем текст с форматированием, потому что мы хотим сохранить форматирование на уровне символов, как жирный текст.
Результаты выглядят не очень хорошо, потому что абзац, который мы скопировали и вставили, имеет намного больше места до и после него, чем другие наши абзацы.
Теперь, один из способов исправить это - нажать Ctrl + A, чтобы выделить весь документ, а затем установить межстрочный интервал для всех абзацев в документе в значения по умолчанию. Но что, если у нас есть параграфы, в которых мы изменили межстрочный интервал и хотели сохранить это??
Вы догадались - найдите и замените на помощь. Запустите его снова из Home> Replace или нажав Ctrl + H.
Поместите курсор в поле «Найти что», откройте выпадающее меню «Формат» и выберите пункт «Абзац».
В окне «Найти абзац» выберите форматирование, которое вы хотите найти. В нашем случае мы ищем абзацы с интервалом до и после 18pt. Когда вы настроите, нажмите «ОК».
Теперь вы увидите, что форматирование указано в поле «Найти что».
Теперь поместите курсор в поле «Заменить на», снова откройте раскрывающееся меню «Формат» и нажмите «Абзац».
На этот раз настройте форматирование, которое вы хотите использовать в качестве замены. Мы по умолчанию выбираем Word без интервалов и 8pt после - так же, как и в остальной части нашего документа. Нажмите «ОК», когда вы его настроите.
Теперь вы готовы к поиску. Нажмите кнопку «Найти далее», чтобы Word обнаружил и выделил следующее вхождение того, что вы ищете. Здесь наш наш странно разнесенный абзац. Нажмите кнопку «Заменить», чтобы внести изменения. Нажмите «Найти далее», чтобы найти следующее вхождение и повторить. Вы также можете нажать кнопку «Заменить все», чтобы Word продолжил работу и заменил все, что он нашел, без необходимости проверять каждый из них, но мы рекомендуем сохранить или сделать копию документа перед этим..
И после выполнения нашей замены, теперь у нас есть параграф, как и другие.
Вы можете получить гораздо более изощренные результаты поиска, чем простые примеры, которые мы привели здесь. Вы можете объединить несколько разных типов форматирования символов и абзацев в одном поиске. Вы даже можете использовать подстановочные знаки и другие специальные символы, чтобы проявить творческий подход к конкретному тексту, который вы найдете. Но этого должно быть достаточно, чтобы вы начали!
