Как уменьшить размер документа Microsoft Word
Документы Word могут получать огромные, необычно длинные, сложные документы с множеством встроенных изображений, шрифтов и других объектов. Но также кажется, что документы могут вырваться из-под контроля, казалось бы, без всякой причины. Если вы имеете дело с огромным документом, вот несколько вещей, которые вы можете попробовать уменьшить его размер.
Когда у вас есть документ Word, который слишком велик, первое, что вы попробуете, - это сжатие изображений в нем. Это отчасти потому, что такие сайты, как How-To Geek, написали исчерпывающие статьи, объясняющие, как это сделать, а отчасти потому, что изображения, кажется, всегда увеличивают размер документа Word без причины. Вы все равно должны идти вперед и следовать советам, которые мы написали в этой статье, потому что если у вас есть изображения, они помогут вам.
Но если у вас нет изображений, или вы следовали этим советам, и вам нужно еще больше уменьшить размер файла, мы вам поможем. У нас есть много советов, которыми можно поделиться, поэтому мы разбили их на вещи, которые определенно помогут уменьшить размер документа Word, вещи, которые могут помочь, и некоторые общепринятые советы, которые вам не следует беспокоить.
Давайте начнем.
Советы, которые определенно помогут уменьшить размер документа
Не каждый совет, который вы найдете, будет вам полезен. Иногда это происходит потому, что они не относятся к вашей ситуации (если у вас нет изображений, тогда советы по сжатию изображений не будут полезны), но иногда советы просто неверны. Мы проверили все советы в этом разделе, поэтому мы знаем, что они работают.
Конвертируйте ваш документ в формат DOCX
Microsoft выпустила формат DOCX в Office 2007, поэтому, если вы все еще используете формат .doc, пришло время конвертировать. Более новый тип файла .docx по сути действует как ZIP-файл, сжимая содержимое документа, поэтому простое преобразование файла .doc в формат .docx сделает ваш документ меньше. (Это также относится и к другим форматам Office, таким как Excel (.xls к .xslx), PowerPoint (.ppt к .pptx) и Visio (.vsd к .vsdx).)
Чтобы преобразовать файл .doc, откройте его в Word и выберите «Файл»> «Информация»> «Преобразовать»..
Нажмите «ОК» в появившейся подсказке, нажмите кнопку «Сохранить», и Word преобразует документ в .docx. Word выполняет это преобразование, создавая совершенно новую версию документа в новом формате, поэтому у вас по-прежнему будет доступна старая версия .doc..
Мы проверили это на примере 20-страничного файла .doc, который содержал шесть изображений, различные таблицы и метки форматирования. Исходный файл .doc имел размер 6 001 КБ, но преобразованный файл .docx весил всего 721 КБ. Это 12% от первоначального размера. Ничто другое, что мы предлагаем ниже, не поможет уменьшить размер файла, поэтому, если у вас есть файлы .doc, которые вы можете преобразовать в .docx, ваша работа может быть выполнена.
Вставьте свои фотографии вместо копирования и вставки их
Когда вы копируете и вставляете изображение в документ, Word делает определенные предположения о том, как с ним работать. Одно из этих предположений заключается в том, что вы хотите, чтобы вставленное изображение имело формат BMP, который представляет собой большой тип файла, или иногда PNG, который все еще довольно большой. Простая альтернатива - вместо этого вставить изображение в программу редактирования, сохранить его в меньшем формате, таком как JPG, а затем использовать Вставить> Рисунок, чтобы вместо этого вставить изображение в документ..
При вставке небольшого снимка экрана ниже непосредственно в пустой документ Word размер этого документа увеличился с 22 КБ до 548 КБ..
При вставке этого снимка экрана в Paint, сохранении его в формате JPG, а затем вставке этого JPG в пустой документ документ переместился только на 331 КБ. Это чуть более 40% меньше. Более того, использование формата GIF привело к уменьшению размера документа на 60%. В увеличенном масштабе разница между документом 10 МБ и документом 4 МБ.
Конечно, это не всегда сходит с рук. Иногда вам понадобится лучшее качество изображения, которое могут предложить такие форматы, как BMP и PNG. Но если это маленькое изображение или вам не нужно супер высокое качество, использование более легкого формата и вставка изображения могут помочь.
Пока вы сохраняете изображение, редактируйте его
Когда вы редактируете изображение в Word, оно сохраняет все ваши изменения изображения как часть документа. Это означает, что если вы обрезаете изображение в своем документе, Word по-прежнему сохраняет полное исходное изображение. Измените изображение на черно-белое, и Word по-прежнему сохраняет исходное полноцветное изображение..
Это излишне увеличивает размер вашего документа, поэтому, когда вы внесли изменения в свои изображения и уверены, что вам не нужно возвращать эти изображения, Word может отменить данные редактирования..
Но лучше, чем удалять ненужные данные из вашего документа, если вы сначала не будете иметь эти ненужные данные в своем документе. Любые правки, которые можно внести, даже простые, такие как обрезка или добавление стрелки, лучше всего выполнять в редакторе изображений перед тем, как вставить изображение в документ..
Сжатие всех ваших изображений за один раз
Да, мы сказали в начале, что эта статья была о Другой способы уменьшить размер файла, но большинство статей на эту тему рассказывают, как сжимать изображения по одному (включая нашу статью), и здесь, в How-To Geek, мы все о поиске лучших способов сделать что-то.
Нажмите Файл> Сохранить как> Дополнительные параметры. (Вы можете выбрать «Сохранить копию» вместо «Сохранить как», если OneDrive включен с автосохранением.)
Откроется диалоговое окно «Сохранить как», где вы получите доступ к некоторым дополнительным параметрам. Нажмите Инструменты> Сжать картинки.
Откроется панель «Сжать картинки», где вы сможете выбрать, какое сжатие вы хотите применить ко всем вашим изображениям одновременно..
Параметр «Применить только к этому изображению» выделен серым цветом, поскольку это инструмент «все или ничего» - либо к вашим изображениям будут применены эти параметры при сохранении документа, либо ни одно из них не будет. Поэтому, если вы хотите выбрать разные варианты для разных изображений, это не сработает для вас. Но если вы хотите сжать все ваши изображения за один раз, это вариант использовать.
Выберите нужный вариант, нажмите «ОК», а затем сохраните новую версию документа со всеми сжатыми изображениями..
Прекратить встраивание шрифтов в ваш документ
Если вы не используете необычный шрифт из далекой-далекой галактики, почти наверняка любой, с кем вы поделитесь своим документом, сможет прочитать его, используя свою копию Word (или бесплатную альтернативу, например Libre Office). Так зачем вам тратить место на файл, встраивая шрифты? Чтобы остановить это, перейдите в меню «Файл»> «Параметры»> «Сохранить» и отключите опцию «Вставить шрифты в файл»..
Вы можете подумать, что это не будет иметь большого значения, но вы ошибаетесь. Если у вас включено встраивание шрифтов и отключен параметр «Не вставлять общие системные шрифты», разница в размере файла составляет почти 2 МБ. Даже с включенным «Не встраивать общие системные шрифты» (что означает, что такие шрифты, как Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman и т. Д. Не включены), размер файла по-прежнему почти на 1,3 МБ больше.
Так что да, прекратите встраивать шрифты в ваш документ.
Прекратите встраивание других файлов, если можете
Недавно мы показали, как встраивать или связывать электронную таблицу Excel в документ Word (и вы можете сделать это с другими файлами, такими как презентации PowerPoint или диаграммы Visio). Если вместо встраивания вы можете ссылаться на электронную таблицу, вы сохраните большую часть размера файла Excel. Вы не будете сохранять все это, потому что связанная электронная таблица все еще добавит некоторый размер, но ваш документ будет намного меньше со ссылкой, чем полное встраивание. Конечно, есть и недостатки, и ссылки, а также преимущества, поэтому обязательно прочитайте эту статью, чтобы понять их, прежде чем сделать это..
Прекратить сохранение миниатюры для документа
В свое время Word позволял вам сохранять уменьшенное изображение документа, чтобы Windows могла показывать вам предварительный просмотр в проводнике. В наши дни File Explorer может сделать это самостоятельно и не нуждается в помощи Word, но опция все еще есть в вашем документе. В нашем тестовом документе 721 КБ включение этой опции увеличило размер файла до 3247 КБ. Это в 4,5 раза больше оригинального файла - даром. Вы найдете этот параметр в меню «Файл»> «Информация»> «Свойства»> «Дополнительные свойства»..
Снимите флажок «Сохранить эскизы для всех документов Word» и нажмите «ОК».
Название этого параметра немного вводит в заблуждение, поскольку его отключение влияет только на открытый документ, даже если в нем указано «все документы Word». Если этот параметр включен по умолчанию при создании документа, то вы Вам нужно будет отключить его в шаблоне Normal.dotx, и Microsoft предоставила отличные инструкции для этого, если вы не знаете, как.
Вы также можете отключить этот параметр в диалоговом окне «Сохранить как», где оно называется чуть более правильным «Сохранить эскиз».
Удалить личную и скрытую информацию из вашего документа
Личная информация не только увеличивает размер вашего документа, но также потенциально дает вашим читателям информацию, которую вы не хотите, чтобы они имели. Также может быть информация, которая была отформатирована как скрытая, и если вам не нужен этот скрытый текст в документе, почему бы не избавиться от нее?
Удалите эту ненужную информацию из документа, перейдя в «Файл»> «Информация»> «Проверить наличие проблем» и нажав кнопку «Проверить документ»..
Убедитесь, что «Свойства документа и личная информация» включены, а затем нажмите «Проверка». После завершения работы инспектора нажмите «Удалить все» в разделе «Свойства документа и личная информация»..
Это действие уменьшило размер нашего тестового файла на 7 КБ, поэтому не так уж много. Тем не менее, рекомендуется удалить личную информацию из ваших файлов, так что вам, вероятно, все равно следует это сделать. Имейте в виду, что вы не можете восстановить эти данные после их удаления, поэтому убедитесь, что вы рады их отправке, прежде чем удалять. Вы можете сделать то же самое для параметров «Невидимый контент» и «Скрытый текст», но это уменьшит размер файла, только если у вас есть скрытый контент..
Отключите авто-восстановление (если вы решитесь)
Одной из замечательных функций Word, фактически одной из замечательных функций каждого приложения Office, является функция автоматического восстановления. Эта функция регулярно создает резервные копии вашего файла во время работы, поэтому, если Word вылетает или ваш компьютер неожиданно перезагружается (например, когда Windows обновляет систему в одночасье), вы будете автоматически получать восстановленные версии открытых документов при следующем запуске. Слово. Конечно, все эти версии увеличивают размер вашего файла, поэтому, если вы отключите функцию автоматического восстановления, ваш файл будет меньше..
Выберите «Файл»> «Параметры»> «Сохранить» и отключите параметр «Сохранить информацию автоматического восстановления каждые [x минут]»..
Это не будет иметь немедленного значения, но остановит добавление новых версий автоматического восстановления в файл, когда вы работаете с ним..
Просто предупреждаем, что у вас больше не будет версий автообновления, поэтому, если Word неожиданно завершит работу или неожиданно закроется, вы потеряете всю свою работу с момента последнего сохранения..
Скопируйте все в совершенно новый документ
Когда вы работаете над документом, Word сохраняет различные вещи в фоновом режиме, чтобы помочь вам. Мы показали, как отключить их, где это возможно, и как удалить данные, которые собирает Word, но, скорее всего, в вашем документе все еще будут вещи, которые вам не нужны. Если вы обнаружите, что подверглись подобному изменению размера документа, вы можете создать новый документ, а затем скопировать все в него.
Начните с создания нового пустого документа. Выделите все содержимое в текущем документе, нажав Ctrl + A. В новом документе нажмите Ctrl + V, чтобы вставить все. Это копирует весь ваш текст, разделы, форматирование, параметры макета страницы, нумерацию страниц - все, что вам нужно.
В вашем новом документе не будет ни одного из предыдущих фоновых сохранений, информации автоматического восстановления или предыдущих версий, и это должно уменьшить размер файла.
Имейте в виду, что при этом будут скопированы все данные редактирования в ваших изображениях, поэтому вы можете сначала удалить их из исходного документа, прежде чем копировать все в новый документ. Если нет, это не страшно. Вы все еще можете удалить его из нового документа.
Мы не можем сказать вам, сколько это сэкономит, потому что это может быть что угодно, от нескольких килобайт до нескольких мегабайт, но это всегда стоит делать, если вы хотите убрать как можно больше жира из документа.
В качестве бонуса, мы также видели, как этот трюк копирования / вставки в новый документ решал странные ошибки в документах Word, которые иначе было трудно отследить.
Советы, которые Может быть Помогите уменьшить размер документа
Некоторые советы кажутся полезными, но мы не смогли получить положительный результат. Мы не говорим, что они не помогут уменьшить размер вашего файла, но, похоже, вам понадобится особый набор обстоятельств, чтобы получить какую-то выгоду от них. Мы настоятельно рекомендуем сначала попробовать советы из предыдущего раздела, а затем попробовать их, если вам нужно.
Выключить фоновые сохранения
Чем сложнее документ, и чем дольше он был сохранен, тем больше времени требуется для сохранения при нажатии кнопки «Сохранить». Чтобы обойти эту проблему, Word имеет параметр «Файл»> «Параметры»> «Дополнительно» с именем «Разрешить сохранение в фоновом режиме».
Этот параметр включен по умолчанию и сохраняет документ в фоновом режиме, пока вы над ним работаете. Идея состоит в том, что когда вы нажмете «Сохранить», будет меньше изменений, которые нужно сохранить, и поэтому он будет сохраняться намного быстрее. В значительной степени это возврат к тем временам, когда Word занимал пропорционально больший объем системных ресурсов, а в современных системах это, вероятно, не требуется, особенно если вы не редактируете слишком длинные или сложные документы..
Жюри покажет, влияет ли это на размер файла. Если оставить документ открытым с этим параметром, это никак не повлияет на размер нашего тестового документа (в то время как автоматическое восстановление будет включено). сделал увеличить размер файла). Внесение изменений в течение примерно 30 минут также не привело к значительному изменению размера документа, независимо от того, был ли параметр «Разрешить сохранение в фоновом режиме» включен или выключен. Отключение этого параметра также не повлияло на скорость сохранения документа..
Короче говоря, это зависит от вас. Если его отключение не уменьшает размер файла, оставьте его включенным, потому что все, что делает Word для автоматического сохранения документов, - это хорошо..
Конвертировать в RTF и затем конвертировать обратно в DOCX
RTF расшифровывается как Rich Text Format, и это открытый стандарт для документов, который обеспечивает немного больше форматирования, чем простой текст, но не все навороты DOCX. Идея преобразования DOCX в RTF состоит в том, что он удаляет все лишнее форматирование и любые скрытые данные, поэтому при сохранении вашего RTF обратно в виде файла DOCX размер файла будет меньше..
Преобразование нашего 20-страничного тестового документа размером 721 КБ в формат RTF позволило увеличить размер файла до 19,5 МБ (поэтому не используйте RTF, если вам нужен маленький файл). Преобразование его обратно в DOCX привело к файлу, который был 714 КБ. Это экономия 7 КБ - менее 1%, и поскольку RTF не может справиться с некоторыми простыми форматами таблиц, которые мы использовали, нам пришлось переформатировать…., Что привело к увеличению размера до 721 КБ.
Похоже, что этот документ будет иметь много преимуществ для вашего документа, особенно когда современный DOCX имеет так много возможностей форматирования, что RTF не может обработать.
Конвертировать в HTML, а затем конвертировать обратно в DOCX
Это та же идея, что и при конвертации в RTF, за исключением того, что HTML является веб-форматом. Наш тест конверсии показал почти идентичные результаты с использованием RTF.
Мы попробовали это на нашем DOCX-файле размером 721 КБ, и он преобразовал его в HTML-файл размером 383 КБ. Преобразование его обратно в DOCX привело к файлу размером 714 КБ. Это экономия на 1%, но это мешало форматированию, особенно заголовкам, и их придется переделывать.
Распакуйте документ и сожмите его
Документ DOCX - это сжатый файл, например архив, созданный с помощью 7-Xip или WinRar. Это означает, что вы можете открыть его с помощью одного из этих инструментов и просмотреть все содержимое. Один совет, который вы можете увидеть, - это извлечь все файлы из вашего DOCX, добавить их в сжатый архив, а затем переименовать этот архив в расширение файла DOCX. Привет, у тебя есть документ Word, который был сжат! Теоретически это звучит правдоподобно, но, используя 7-Zip и WinRar и различные форматы архивов, мы обнаружили, что каждый раз, когда мы пытались открыть созданный нами файл .docx, Word говорил нам, что файл был поврежден..
В этой идее может быть какая-то заслуга - наш файл размером 721 КБ в итоге занял всего 72 КБ - но мы не рекомендуем его, если вы не хотите тратить много времени на игры с ним, чтобы попытаться заставить его работать. Кроме того, экономия может быть вызвана тем, что процесс сжатия удаляет / сжимает что-то, что мешает Word открыть документ, но мы не можем быть уверены, что.
Обычно предлагаемые советы, которые, вероятно, не будут иметь никакого значения
В Интернете есть несколько предложений, которые звук разумно, но не будет иметь большого эффекта. Это не значит, что вы не должны их пробовать, просто вы не должны ожидать большого влияния на размер вашего документа..
Удалить предыдущие версии документа
Word сохраняет предыдущие версии документа, пока вы над ним работаете. Это функция автосохранения, и некоторые люди предлагают удалить их, выбрав «Файл»> «Информация»> «Управление документом» и удалив все старые версии..
Однако нет никакого смысла делать это, потому что эти старые версии хранятся в файловой системе Windows, а не в вашем документе Word. Удаление их не сделает ваш документ меньше. Если вы хотите удалить любую предыдущую информацию о версии из документа, скопируйте содержимое в новый документ или выполните Файл> Сохранить как, чтобы сохранить в новый документ, как мы предлагали ранее..
Вставить только текст, а не форматирование
Если вы хотите скопировать и вставить из одного документа в текущий документ, вы можете использовать различные параметры вставки.
Опция по умолчанию, используемая, если вы нажимаете кнопку «Вставить» (или нажимаете Ctrl + V), это «Сохранить исходное форматирование». Это копирует шрифты не по умолчанию и форматирование, например, полужирный, курсив и т. Д. Но если вместо этого вы выберете опцию «Сохранить только текст», то, по теории, это удастся - уменьшите размер файла, удалив форматирование..
Мы попробовали это с 20-страничным документом с различным форматированием, примененным к тексту на каждой странице, и средняя разница в размере составляла чуть менее 2 КБ на страницу. это может быть важно, если у вас есть документ объемом 250+ страниц, где он может занимать до 0,5 МБ, но действительно ли у вас будет документ Word на 250 страниц без форматирования? Вероятно, нет, потому что это будет в основном нечитаемым, поэтому вы потеряете свои сбережения, когда добавите форматирование обратно в.
Любые преимущества этого метода, вероятно, сводятся к подсказке, которую мы дали выше - скопируйте и вставьте весь документ в новый документ, чтобы удалить предыдущие версии, старые изменения редактирования и т. Д..
Изменить размер страницы
Word дает вам возможность изменить размер страницы, перейдя в Layout> Size и изменив размер по умолчанию «Letter». Есть всплывающие подсказки, которые говорят, что если вы выберете меньший, но такой же размер, как «А4», другие читатели не заметят, и вы получите небольшую экономию..
Мы попробовали это с 20-страничным документом с размером «Letter», который составлял 721 КБ. Мы изменили размер на «A4», «A5» (что вдвое меньше «A4») и «B5», и каждый раз наш документ оставался стабильным, равным 721 КБ. Другими словами, это не имеет никакого значения для размера файла вообще.
Прекратить вложение лингвистических данных
В меню «Файл»> «Параметры»> «Дополнительно» есть настройка «Встраивать лингвистические данные», и в разных местах вы увидите советы, которые помогут отключить эту функцию. На первый взгляд, это звучит разумно - лишние лингвистические данные не увеличат размер документа?
Короче говоря, ответ «нет», если вы используете современный файл .docx. Word обрабатывает лингвистические данные за кулисами и не занимает места в документе..
Отключение этой опции может немного изменить старые файлы .doc, но даже в этом случае, только если вы использовали инструмент для рукописного ввода, а в Word есть некоторая «информация для исправления распознавания рукописного ввода», которую необходимо сохранить. В противном случае это не имеет никакого значения.
Это наш довольно полный список способов сократить размер файлов Word, но мы всегда ищем новые методы, которые можно попробовать (или отменить). Сгорите в комментариях, если вы знаете метод, который мы пропустили, и мы проверим его!
