Как использовать очистку почтового ящика для очистки папок Outlook от мусора

Очистка почтовых ящиков в Outlook - это набор инструментов, предназначенных для удаления мусора из вашего почтового ящика. Вы можете использовать его для проверки размера вашего почтового ящика, автоматической очистки элементов по размеру и дате, а также для выполнения некоторых других функций. Давайте пройдемся по ним и посмотрим.

Во-первых, вам нужно открыть инструмент. Перейдите в Файл> Инструменты и нажмите Очистка почтового ящика.

Доступны некоторые инструменты, и мы начнем с рассмотрения количества данных в вашем почтовом ящике..

Проверьте размер вашего почтового ящика

Ваш почтовый ящик Outlook состоит из папок «Входящие», «Отправленные», «Архив» и т. Д., И зная размер папок, вы сможете увидеть, где находятся все ваши электронные письма. Чтобы узнать это, нажмите «Просмотреть размер почтового ящика».

Откроется окно «Размер папки», в котором показан размер каждой папки. По умолчанию он открывается на вкладке Локальные данные. Локальные данные - это данные, которые хранятся на вашем компьютере в ваших файлах .pst и .ost..

Столбцы показывают имя папки, размер и общий размер (это размер, включая любые подпапки). Лучшая часть этого представления заключается в том, что в нем отображаются папки, которые вы обычно не рассматриваете, например календарь. Если у вас есть несколько лет встреч и приглашений на встречи, вы можете легко иметь приличный кусок килобайта в календаре, который вы можете очистить, удалив старые события.

Если вы хотите увидеть размер папок на почтовом сервере, перейдите на вкладку «Данные сервера». При первом открытии этой вкладки заполнение данных может занять некоторое время. Это связано с тем, что Outlook связывается с сервером Exchange, запрашивает данные о ваших файлах (которые рассчитываются на лету), а затем загружает и отображает результаты..

Каждый раз, когда вы открываете эту вкладку, поиск данных будет происходить намного быстрее, поскольку Exchange нужно только выполнить анализ различий, и большинство папок не сильно меняют размер. После загрузки вкладки вы увидите размеры папок на сервере Exchange. Это может не совпадать с размером на вкладке «Локальные данные», поскольку Outlook не обязательно загружает все сообщения на ваш компьютер..

Например, на моей вкладке «Локальные данные» общий размер папки «Архив» составляет 116805 КБ, но на вкладке «Данные сервера» общий размер составляет 363399 КБ, а разница составляет 246594 КБ (265 МБ). Это много почты не видно в локальных данных. В чем дело?

По умолчанию Outlook хранит только определенное количество почты на локальном клиенте, чтобы ваша почта не занимала слишком много места. На компьютерах с жестким диском объемом более 64 ГБ (а это большинство из них в настоящее время) Outlook будет хранить на компьютере только электронные письма с прошлого года. Старые письма хранятся на почтовом сервере, и вы можете получить к ним доступ. Вы можете скачать старые письма и изменить это значение по умолчанию, если хотите. Имейте в виду, что вы можете изменить настройки по умолчанию для загрузки Меньше почты, поэтому, если вы боретесь за место, вы можете изменить значение по умолчанию с 1 года до 6 месяцев (или меньше).

(Примечание. Это влияет только на учетные записи, которые используют сервер Microsoft Exchange, например Hotmail, live.com, O365 и некоторые корпоративные учетные записи. Если вы используете Outlook для загрузки почты от других поставщиков, таких как Google или Yahoo, этот параметр игнорируется, и все почта загружена.)

Теперь, когда вы знаете, сколько данных содержат ваши папки, вы можете определить, какие из них вы хотите очистить..

Поиск старой или большой почты

Если у вас есть почта во множестве разных папок, вы можете искать по всему почтовому ящику старые или большие письма..

Это очень полезно, если вы хотите найти письма с большими вложениями, которые можно либо удалить, либо перенести из Outlook на жесткий диск или в облачную службу. Например, если вы хотите найти все письма размером более 5 МБ, вы можете изменить поле «Найти элементы больше чем» на 5000 КБ, а затем нажать кнопку «Найти».

Стандартная панель поиска Outlook возвращается со списком писем размером не менее 5 МБ.

Эти результаты возвращают только электронные письма, но вы можете изменить поле «Взгляд» на любой конкретный тип файла, если вы хотите использовать более широкую сеть..

Из результатов поиска вы можете открыть каждое из писем и удалить их или удалить вложения. Не забудьте сохранить вложения перед их удалением или удалением, если вам нужно их сохранить.

Начинаем автоархив

Вы можете установить параметры автоархивации для каждой отдельной папки в Outlook, о чем мы уже говорили, в рамках более широкого подхода к обеспечению бесперебойной работы Outlook. Если вы установили правила автоархивации, вы можете отключить их при очистке почтового ящика, нажав кнопку «Автоархивация»..

Этот процесс просматривает все папки в Outlook и применяет любые настроенные вами правила автоматического архивирования. Если вы ничего не настроили, вы можете быть обеспокоены случайным нажатием этой кнопки, но не беспокойтесь - по умолчанию правило автоархивации - ничего не делать..

Просмотр и очистка удаленных элементов

Если вы хотите «мягко удалить» свою почту, переместив ее в папку «Удаленные», и вы редко очищаете ее, эта опция для вас.

ЗаметкаНекоторые люди любят использовать свою папку «Удаленные» как своего рода архив, добавляя туда вещи и никогда не очищая папку. Это не очень хорошая идея, потому что существует множество способов слишком легко очистить папку «Удаленные». Вместо этого, если вам нужно сохранить сообщение, настройте архив!

Нажмите «Просмотр размера удаленных элементов», чтобы увидеть, сколько места занимают ваши удаленные элементы, затем сделайте глубокий вдох и нажмите «Очистить».

Это удалит все элементы из папки «Удаленные». Если вас это пугает, то во что бы то ни стало выложите все важные письма в свой архив в первую очередь, но вам действительно следует регулярно очищать удаленные элементы и не использовать его как архив.

Просмотр и удаление конфликтных писем

Последний вариант очистки почтовых ящиков - удаление сообщений о конфликтах. Это сообщения электронной почты, которые, по мнению Outlook, конфликтуют с существующими сообщениями электронной почты, поскольку содержат одинаковые данные заголовка. Обычно это происходит из-за временных проблем синхронизации с сервером Exchange, и вы сможете без проблем удалить эти письма. Чтобы увидеть, есть ли у вас электронные письма в папке «Конфликт», нажмите кнопку «Просмотр размера конфликта», чтобы увидеть отфильтрованную версию окна «Размеры папки»..

Если там есть какие-либо электронные письма, закройте окно «Размер папки», а затем нажмите кнопку «Удалить» в окне очистки почтового ящика..

Это инструмент очистки почтовых ящиков. Это не особенно броско, но это эффективно и полезно.