Как создавать буквы формы в Word

Иногда вам может понадобиться создать письмо, которое вы будете отправлять множеству разных людей, но вы хотите, чтобы некоторые его части были индивидуализированы для каждого адресата: такие части, как приветствие, имя, адрес и т. Д. В Word В частности, это означает, что вы должны создать форму письма, что действительно легко сделать.

Прежде чем начать работу с буквами, убедитесь, что у вас уже настроена база данных со всеми полями, которые вы хотите включить. База данных может быть такой же простой, как электронная таблица Excel со столбцами для имени, фамилии, адреса и т. Д..

Word может импортировать данные из Excel, Access и текстовых документов. Если у вас еще нет настройки базы данных, вы всегда можете создать ее в Word, что я покажу вам, как это сделать..

Создание букв в Word

Для начала создайте документ со стандартным текстом, как пример рождественского письма ниже:

Обратите внимание, что у него нет приветствия, адреса и т. Д., Поскольку все они будут добавлены позже как поля в нашем письме. Первое, что вам нужно сделать, это нажать на Выберите получателей на Mailings вкладка:

Здесь вы добавляете людей, которые будут получать письма, или импортируете список из файла базы данных..

Вы можете нажать на Введите новый список если вы хотите создать список внутри самого Word. Чтобы импортировать, нажмите на Использовать существующий список. В этом примере мы просто напечатаем список.

Примечание. При сохранении списка получателей Word предложит вам указать место на жестком диске для сохранения файла данных, который будет создан..

Как только вы сохраните список получателей, вы заметите, что на Mailings лента кликабельна сейчас.

Чтобы начать добавлять поля в письмо формы, щелкните место в документе, чтобы указать, где вы хотите разместить поле, а затем нажмите Блок адреса.

Это поднимет Вставить адресный блок диалог.

Нажмите Хорошо перейти с форматом по умолчанию, и вы должны получить что-то похожее на это:

Затем добавьте Войти после Блок адреса чтобы переместить текст вниз по строке, затем нажмите на Линия приветствия значок:

Это поднимет Вставить строку приветствия диалог.

Еще раз, давайте перейдем с форматом по умолчанию и просто нажмите Хорошо кнопка.

Далее выделите, где написано, щелкните правой кнопкой мыши, выберите Параграф а затем установите флажок рядом с Не добавляйте пробелы между абзацами одного стиля.

Это приведет к тому, что адресный блок будет правильно совмещен, а не будет пустой строкой между каждой его частью..

Затем нажмите на Предварительный просмотр результатов значок, расположенный на вкладке «Рассылки» на ленте.

Вместо индикатора поля адресного блока теперь вы должны увидеть фактический контент, указанный в документе Word.

Когда вы закончите предварительный просмотр, нажмите Предварительный просмотр результатов значок, чтобы отключить предварительный просмотр. Затем, чтобы увидеть, как добавить другие поля, щелкните только что в вашем документе, чтобы сделать это вашей текущей позиции, затем нажмите на Вставить поле слияния значок.

Вы должны получить что-то вроде этого:

выберите Страна или Регион, затем нажмите на Вставить кнопка.

Попробуйте нажать на Предварительный просмотр результатов значок еще раз, чтобы увидеть, как это выглядит. Вот мой пример ниже:

Теперь, когда буква формы настроена правильно, вы можете делать более сложные вещи, такие как настройка правил. Правила позволят вам показать какой-то текст для определенных получателей и скрыть его для других. Чтобы начать, нажмите на правила кнопка.

Вы увидите раскрывающееся меню с несколькими параметрами, такими как «Спросить», «Заполнить» и т. Д..

Для нашего примера давайте выберем Если ... Тогда ... Остальное, что приведет нас к следующему диалогу:

Изменить Имя поля: к Страна или Регион, и введите Соединенные Штаты Америки в Сравнить с: поле. Затем добавьте текст в поля, где написано Вставьте этот текст а также В противном случае вставьте этот текст.

В этом примере, если получатель живет в США, он получит текст счастливого Рождества вставить в свое письмо, в то время как все остальные получат сообщение Сезоны Привет.

Вот как это будет выглядеть, если вы нажмете Хорошо кнопка, а затем Предварительный просмотр результатов кнопка.

Далее обратите внимание на Предварительный просмотр результатов раздел:

Здесь вы можете нажать на кнопки со стрелками (когда Предварительный просмотр результатов включен) слева и справа от номера для прокрутки всех писем, которые будут отправлены. Таким образом, вы можете убедиться, что все ваши письма будут выглядеть прямо перед печатью или по электронной почте.

Примечание. Пункт меню соответствия полей в разделе «Правила» предназначен для сопоставления имен полей в базе данных с именами заголовков в списке получателей..

Также, чтобы было легче увидеть, где вы вставили поля в документ, используйте основной момент Объединить поля кнопка.

Это переключатель, который вы можете включать и выключать по своему усмотрению. Наконец, когда вы довольны своим письмом, нажмите Finish & Merge значок:

Вы должны получить это выпадающее меню с тремя вариантами.

выберите Редактировать отдельные документы чтобы Word мог объединить все ваши письма в один большой документ, который вы можете просмотреть, прежде чем распечатать или отправить по электронной почте.

Как видите, создание писем в форме с помощью Word больше не является рутинной работой, и вы можете быстро и легко создавать и отправлять документы. Если у вас есть какие-либо вопросы, не стесняйтесь комментировать. наслаждаться!