Создание главного документа в Word 2010 из нескольких документов

Вы создаете действительно длинные документы в Word? Если это так, вы, вероятно, знаете, что Word не всегда хорошо с ними работает. Обычно разумнее разбивать длинные документы на несколько файлов Word.

Но как же тогда убедиться, что страницы нумеруются правильно и легко создать оглавление и индекс для всего документа? Вот где может помочь функция главного документа Word. Позволяет объединить несколько файлов Word в один файл Word.

Главный документ - это файл Word, который содержит ссылки на набор других отдельных файлов Word, называемых вложенными документами. Содержимое вложенных документов не вставляется в основной документ. Основной документ содержит только ссылки на вложенные документы. Это позволяет редактировать вложенные документы отдельно. Любые изменения, внесенные в вложенные документы, автоматически включаются в основной документ. Если над одним документом работают несколько человек, главный документ позволяет отправлять разные части документа разным людям для работы..

В этой статье мы покажем основы создания главного документа и вложенных документов с нуля, а также создания главного документа из существующих вложенных документов. Мы также покажем вам, как легко добавить оглавление в начало мастер-документа..

Создать мастер-документ с нуля

Если вы запускаете новый мастер-документ без существующих вложенных документов, вы можете создать его с нуля. Для этого создайте новый пустой документ Word и сохраните его, указав в имени файла, что это основной документ.

После сохранения файла главного документа перейдите на вкладку «Вид» и нажмите «Контур» в разделе «Представления документов» на вкладке.

Начните вводить заголовки для вашего документа в форме контура, используя раскрывающийся список стилей уровня и зеленые стрелки вправо и влево в разделе Инструменты для структуры на вкладке «Контур», чтобы изменить уровни ваших заголовков..

Когда вы ввели все нужные заголовки, нажмите «Показать документ» в разделе «Основной документ» на вкладке «Изложение»..

Дополнительные параметры становятся доступными в разделе «Основной документ» на вкладке «Изложение». Выделите весь контур в документе и нажмите «Создать».

Нажатие кнопки «Создать» включает каждый документ в собственное поле. Сохраните файл мастер-документа снова на этом этапе.

Каждый блок в главном документе становится отдельным файлом, как показано ниже. Имя первого заголовка в каждом поле в главном документе используется в качестве имени файла для каждого файла вложенного документа..

Чтобы вернуться к предыдущему виду, такому как «Макет печати», нажмите «Закрыть контурный вид» в разделе «Закрыть» на вкладке «Структура»..

Чтобы добавить оглавление в основной документ, поместите курсор в начало документа и перейдите на вкладку «Ссылки». Нажмите кнопку раскрывающегося списка Содержание в разделе Содержание. Выберите один из параметров автоматической таблицы, чтобы вставить автоматически сгенерированное оглавление в точку вставки.

Чтобы увидеть разрывы разделов, вставленные Word при создании вложенных документов, перейдите на вкладку «Главная» и нажмите кнопку с символом абзаца в разделе «Абзац».

Word отображает разрывы разделов и их типы.

ПРИМЕЧАНИЕ. При создании главного документа с нуля Word вставляет непрерывный разрыв раздела до и после каждого создаваемого вложенного документа. Это означает, что в вашем документе нет разрывов страниц. Вы можете легко изменить тип каждого разрыва раздела.

На следующем изображении показано, как выглядит ваш документ в режиме структуры с развернутыми вложенными документами..

Создайте мастер-документ, используя существующие файлы Word

Если у вас есть несколько существующих документов, которые вы хотите включить в основной документ, вы можете создать новый файл основного документа и вставить существующие документы в качестве вложенных документов. Для этого создайте новый пустой документ Word и сохраните его, как мы упоминали ранее при создании главного документа с нуля..

Перейдите на вкладку «Вид», а затем нажмите «Контур» в разделе «Представления документов». Вкладка Outlining становится доступной и активной. Нажмите «Показать документ» в разделе «Основной документ», чтобы активировать дополнительные параметры. Чтобы добавить вложенный документ в основной документ, нажмите «Вставить»..

В диалоговом окне «Вставка вложенного документа» перейдите к расположению документов, которые вы хотите вставить. Выберите первый файл и нажмите Открыть.

ПРИМЕЧАНИЕ. Возможно, будет проще, если вы храните файлы вложенных документов в том же каталоге, что и файл основного документа..

Если появится следующее диалоговое окно, сообщающее о стиле, который существует как в под-документе, так и в основном документе, нажмите кнопку «Да для всех». Это сохраняет все стили в поддокументе в соответствии со стилями в основном документе.

Повторите шаги для вставки вложенных документов для каждого из документов, которые вы хотите включить в ваш основной документ. Когда вы закончите, вы можете свернуть вложенные документы, если это необходимо. Для этого нажмите Свернуть вложенные документы в разделе «Основной документ» на вкладке «Изложение»..

Вы должны сохранить свой документ, чтобы свернуть вложенные документы, поэтому, если вы этого еще не сделали, появится следующее диалоговое окно. Нажмите OK, чтобы сохранить документ.

Обратите внимание, что полный путь к каждому из ваших файлов вложенных документов отображается в каждом поле вложенного документа. Чтобы открыть вложенный документ для редактирования, вы можете либо дважды щелкнуть символ документа в верхнем левом углу поля вложенного документа, либо нажать Ctrl + клик по ссылке на файл..

ПРИМЕЧАНИЕ. При импорте существующих файлов Word в файл мастер-документа Word вставляет следующий раздел страницы до и непрерывный разрыв раздела после каждого вложенного документа. Опять же, вы можете легко изменить тип каждого разрыва раздела, если это необходимо.

Чтобы просмотреть главный документ в виде без контура, перейдите на вкладку «Вид» и выберите «Макет печати» или другой тип представления в разделе «Представления документа»..

Вы можете добавить оглавление таким же образом, как мы упоминали выше при создании главного документа и вложенных документов с нуля..

После того, как вы включили все вложенные документы в главный документ, вы можете добавлять или редактировать верхние и нижние колонтитулы, создавать оглавление (как мы иллюстрировали), создавать индекс и работать с другими частями документа, которые являются общими для всего документа. документ.

Для обоих методов, описанных в этой статье, для создания основных документов, при редактировании документа, включенного в основной документ, содержимое этого поддокумента обновляется в основном документе..

Основные документы в более ранних версиях Word иногда повреждали документы. Вы можете столкнуться с этой проблемой в Word 2010. Для получения дополнительной информации см. Сайт ответов Microsoft..