Как работать с документами в режиме реального времени в Office 2016

В Microsoft Office 2016 улучшены функции совместной работы, поэтому несколько авторов могут работать с документом в режиме реального времени. Вы можете поделиться документом в OneDrive и просмотреть, кто над ним работает, и даже получить ссылку для отправки другим пользователям для быстрого доступа к документу..

Мы будем использовать Word в этой статье, чтобы проиллюстрировать, как работать с документами; однако эта функция совместной работы в реальном времени также доступна в Excel и PowerPoint..

Для начала откройте документ, которым вы хотите поделиться, и нажмите кнопку «Поделиться» на ленте в правом верхнем углу окна Word..

ПРИМЕЧАНИЕ. Перед настройкой общего доступа к документу необходимо убедиться, что в вашей учетной записи OneDrive есть общая папка. Или вы можете использовать папку «Public», которая существует в вашей учетной записи по умолчанию.

Откроется панель «Поделиться». Чтобы сохранить документ в папке, которой вы поделились в своей учетной записи OneDrive, нажмите «Сохранить в облаке».

На экране Backstage «Сохранить как» выберите общее местоположение, в которое вы хотите сохранить документ, или нажмите кнопку «Обзор», чтобы выбрать местоположение в учетной записи OneDrive, которого нет в последнем списке.

При необходимости перейдите к общей папке в диалоговом окне «Сохранить как». Если вы хотите изменить имя файла, введите новое имя в поле ввода «Имя файла». Нажмите «Сохранить».

Вы вернетесь к документу, и панель «Поделиться» подключится и позволит вам пригласить людей либо просмотреть, либо отредактировать файл, либо просто просмотреть его. Чтобы пригласить кого-то к совместной работе над документом, введите адрес электронной почты этого пользователя в поле редактирования «Пригласить людей». Выберите из раскрывающегося списка «Можно редактировать» или «Можно просматривать». Если вы хотите отправить собственное сообщение, введите его в поле «Включить сообщение». Чтобы поделиться документом, нажмите «Поделиться».

Пользователь добавлен в список людей, с которыми вы поделились документом.

Вы также можете указать, будет ли «Всегда» или «Никогда» обмениваться изменениями автоматически или запрашиваться («Спросить меня») каждый раз, когда вносятся изменения, выбрав параметр в раскрывающемся списке «Автоматически обмениваться изменениями»..

Пользователь, которому вы предоставили доступ к документу, получает электронное письмо, похожее на следующее изображение. Они нажимают «Просмотреть в OneDrive» для доступа к документу..

ПРИМЕЧАНИЕ. Вы можете легко получить ссылку на общий документ, чтобы отправить ее пользователям по электронной почте, нажав «Получить ссылку для обмена» в нижней части панели «Поделиться»..

На панели «Поделиться» отображаются две кнопки. Если вы хотите отправить ссылку, которая позволяет пользователю просматривать и редактировать документ, нажмите кнопку «Создать ссылку для редактирования». Чтобы отправить ссылку, которая позволяет только пользователю просматривать документ, но не редактировать его, нажмите кнопку «Создать ссылку только для просмотра»..

Откроется окно «Редактировать ссылку», содержащее URL-адрес для доступа к документу с соответствующими разрешениями. Нажмите кнопку «Копировать» справа от поля, чтобы скопировать URL-адрес, чтобы вы могли поделиться ссылкой, например, по электронной почте..

При нажатии на ссылку, которую пользователь получает по электронной почте, документ открывается в онлайн-версии соответствующего приложения Office 2016.

Когда пользователь начинает редактировать документ, появляется всплывающее окно, сообщающее, что «Гость редактирует этот документ».

Изменения, сделанные другим лицом, отображаются в виде выделенного текста в вашем экземпляре документа.

Если вы разрешили пользователю редактировать документ, а затем передумали, вы можете легко изменить разрешения для этого пользователя. Щелкните правой кнопкой мыши на имени пользователя в списке и выберите «Изменить разрешение на: Просмотр». Вы также можете пойти другим путем, предоставив пользователю разрешение на редактирование документа только после того, как он сможет только просмотреть его..

Если вы закончили совместное использование документа с пользователем, вы можете прекратить разрешать пользователю просматривать или редактировать документ. Щелкните правой кнопкой мыши имя пользователя в списке и выберите «Удалить пользователя» во всплывающем меню..

Чтобы закрыть панель «Поделиться», нажмите «X» в верхнем правом углу панели.

Работаете ли вы над большим или небольшим проектом, эта новая функция совместной работы в Office 2016 с возможностью редактирования в реальном времени и облачной интеграции с OneDrive является мощной.