Как сотрудничать с документами через Интернет

Если вы хотите сотрудничать с другими людьми, вам не нужно собираться вокруг одного компьютера или пересылать файлы по электронной почте. Вы все можете редактировать одну и ту же копию документа - вы даже можете редактировать ее вместе в реальном времени.

Мы рекомендуем Google Docs, потому что это более зрелое решение для совместной работы, и у нас больше всего опыта с ним. Microsoft Office Online недавно приобрела функции соавтора в реальном времени, так что, возможно, стоит взглянуть.

Гугл документы

Google Docs - это офисный пакет Google. Как и большинство служб Google, это бесплатное приложение, к которому вы обращаетесь в своем веб-браузере. Файлы, созданные вами в Документах Google, сохраняются на Google Диске и связываются с вашей учетной записью Google. Поскольку эти файлы находятся в сети, а не на вашем компьютере, вы легко можете поделиться этим документом с другими людьми. Google контролирует документ и может предоставить доступ к нему другим людям..

Чтобы использовать Документы Google для совместной работы, зайдите на сайт Google Drive и войдите в свою учетную запись Google. Нажмите кнопку «Создать» и выберите тип документа, с которым вы хотите работать, чтобы создать новый документ. Вы также можете открыть существующий документ, сохраненный на Google Диске, или загрузить документ со своего компьютера..

Открыв документ, нажмите кнопку «Поделиться». Вы можете навести курсор на эту кнопку, чтобы увидеть, кто имеет доступ к этому документу..

Введите адреса электронной почты людей, с которыми вы хотите сотрудничать в документе. Люди, которых вы добавляете, имеют разрешение на редактирование по умолчанию, но вы также можете ограничить их только комментированием или просмотром документа. Разрешение «Просмотр» полезно, если вы просто хотите показать документ людям.

По умолчанию люди получат электронное письмо, когда вы поделитесь с ними документом. Письмо содержит ссылку на документ, чтобы они могли редактировать его вместе с вами. Если вы не работаете над документом, это нормально - они могут его отредактировать, и вы увидите их изменения, когда вернетесь к документу позже..

Когда над документом работают несколько человек, вы увидите несколько курсоров ввода текста. В режиме реального времени вы увидите, что другие люди вводят в документ, поэтому вы можете совместно работать над сложным документом, не сталкиваясь друг с другом и не устраняя конфликтующие изменения позже. Есть даже функция чата, которую вы можете использовать, чтобы поговорить со своими соавторами.

Чтобы просмотреть список документов, к которым вам предоставлен доступ, вы можете нажать категорию «Доступны мне» на Google Диске..

Офис онлайн

Microsoft Office Online раньше назывался Office Web Apps. Это абсолютно бесплатная веб-версия Microsoft Office, доступ к которой вы можете получить через браузер. Поскольку это веб-приложение, оно не является полным Microsoft Office и более ограничено. Вы можете сотрудничать с настольными версиями Microsoft Office, но это не такое зрелое решение для совместной работы, как в Документах Google. Например, только один человек может работать над одним и тем же абзацем за раз, когда сотрудничает в Office 2013.

Office Online доступен на сайте Office.com. Для этого требуется учетная запись Microsoft, и она сохраняет ваши документы в службе хранения файлов Microsoft OneDrive (ранее известной как SkyDrive)..

Чтобы начать, посетите сайт Office Online и откройте приложение по своему выбору - или посетите сайт OneDrive и откройте существующий документ. Открыв документ, нажмите кнопку «Поделиться» в верхней части страницы. Вы также можете открыть меню «ФАЙЛ» на ленте, нажать «Поделиться» и выбрать «Поделиться с людьми»..

Введите адреса электронной почты, которыми вы хотите поделиться, и выберите разрешения, которые вы хотите предоставить. Вы можете выбрать, будут ли редактировать документ люди, которым вы предоставили общий доступ, и понадобится ли им для этого учетная запись Microsoft..

Люди, которым вы предоставили доступ к документу, получат приглашения по электронной почте со ссылкой на ваш документ. Они могут открыть документ, нажать кнопку «Изменить» и выбрать «Редактировать в Word Online» для работы с ним. Вы можете управлять списком людей, которые имеют разрешение на просмотр или редактирование документа из панели «Поделиться»..

Существует множество других способов работы с одними и теми же документами в режиме реального времени через Интернет, но вам, вероятно, лучше придерживаться этих функций совместной работы. Google Docs и Office Online делают это простым и включают в себя функциональные офисные приложения для работы с.